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メールでのエチケット

 エチケットとはかなり恐ろしいものである。たとえば、メールに、①件名に用件と自分の名前が書いてあり、②宛名で本文を始め、③自分の名前と必要であれば所属で終わる、そういうメールを受け取ると、習慣的に『あぁ、この人は受け取り手の労力を省くことを考えてくれている』とほっとしてしまう。その安心は積み重なっていけば信頼に変わっていくことになる。逆に、①件名空欄、②宛名無し、③本文に自分の名前無し、のメールを受け取ると、ちょっと愕然とする。何の用件なのか?この方は本当に私にメールを出すつもりだったのか?この方は誰なのか?とそれぞれを考えなければならないのは、苦労であり、積み重なっていくと苦痛に変わっていく。

 ビジネスでメールを使い始めると自然と携帯ではなく、コンピューターで多くのメールを操作することになる。これは携帯のディスプレーとキーボードに技術革新が起きなければ、ここ数年は続くと思う。ところが、携帯メールとPC-Mailには大きな違いがある。第一に、携帯メールではアドレス帳によりメール・アドレス(メルアド)から自動的に差出人がわかる。第二に、件名を書かないのが慣習化されている。第三に、本文にわざわざ差出人の名前が書かないことが慣習化されている。第四に、行をかえることが携帯メールではほとんどされない。

 以上の違いによって、携帯メールでの世界しか知らない人たちから、①件名空欄、②宛名無し、③本文に自分の名前無し、のメールが突然、こちらのコンピューターに飛び込んでくることになる。当方は、「この読みにくいメールを出してきたのは誰なんだ」となる。そこで、ヤレヤレとこれまでのメールの検索機能をかけて、誰のメールかを調べて、その○○さんが何を言ってよこしたのか、を考えることになる。労力がかかる。次第に苦痛に変わっていく。

 PC-mailで①件名に用件と名前、②宛名で開始、③自分の名前で締める、④段落で文のまとまりをつけて改行する、という習慣をつけておくと、緊急事態で、これらができないときには、まさにその緊急事態の雰囲気が伝わることになる。「この人は、いつもは丁寧に書いているのに、本当に慌てているんだな」と推測することができる。別に、そんなことを予定して、いつもは丁寧に書く必要は無いが、普段の芸は緊急時に身を助けるときもあるのである。

 最後に、英語のメールでは、ゴミメールが大量に出回っている。その中で、メールによってコミュニケーションをとり始めるのは非常に難しい。見知らぬ人からのメールは読まれずに捨てられてしまう可能性が高いからである。このときの第一原則は、自分にしか書けない、そして、時間をかけてでしか書けない件名を書くことなのである。3月に米国を訪問する前に、今までに会ったこともないアメリカの先生たちにこちらからメールで面会希望を出した。すべてが上手くいって、とても感謝した。我々は、メールの件名に、「Professor XXXXX, request of an interview (xxxxxx, Txxx U, Japan)」と書いて祈って送ったのである。こういうメールはゴミメールでは書きにくい。そういう件名のメールを書くと、読んで対応をしてもらえる可能性が高まるということだったのだろう。

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Comments

こちらでは久々の書き込みです。

「メールでのエチケット」

最近、先生とのメールのやり取りが多くなってきたところだったのでタイトルをみてぎょっとしました。

「先生は遠まわしに3.14のエチケットがなってないといいたいのだろうか・・」(考えすぎ)

勉強になりました。今度から件名に名前を入れます。


Posted by: 3.14 | 2005.04.24 at 11:51 PM

どきどき・・・心が痛い。3.14だけでなく私も反省しなくては。
特に私は、「せんせー今研究室にいらっしゃいますか?」「先生、ご飯一緒に食べませんか?」などと突然のmailをして迷惑をかけている気が・・・今後気をつけます。
ちなみに今日はKTM(わかりますか?)のライブに行ってきました☆
気分転換になりましたあ。明日からまた頑張るどおおー
でわ先生また明日~~

Posted by: NO.3 | 2005.04.25 at 12:07 AM

 ハハハ、失礼、ビビらせたようですね。一般論ですよ。もちろん、まとめて書いてみようと思った個別事例もあったのですが、それは3.14さんのことでも、NO.3さんのことでもありません。そういう意味ではご心配なく。

 内幕を明かしておくと、とある方のメールがきちんとした形式になったのを非常に嬉しく思って、再出発のはなむけとして書くことにしたのです。皆さんはおそらくご存じない方だと思いますよ。

 KTM、想像がつきます。いいっすね。

Posted by: ひさまつ | 2005.04.25 at 07:12 AM

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